Calendario

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Desde este módulo podremos gestionar nuestra agenda de citas y eventos.

Módulo de Calendario

Contenido

Barra de botones

En la parte superior se encuentra ubicada la barra de botones del módulo de calendario con las siguientes opciones:
Barra de botones

Navegando por el calendario

Para movernos por el calendario podemos utilizar 3 métodos:

Calendario de navegación

Se encuentra situado en la parte superior izquierda de la ventana:

Calendario de navegación

Podemos elegir el mes y año utilizando las flechas de la parte superior o pinchando sobre el nombre del mes, en cuyo caso nos aparecerá el siguiente desplegable que nos permitirá seleccionar el mes y año de forma más directa:

Elección de mes y año

Después de elegir el mes y año debemos pinchar sobre uno de los días para que el panel principal se refresque y muestre las citas del periodo seleccionado.

Flechas de navegación

Se encuentran situadas en la parte superior derecha y permite avanzar y retroceder periodos según el tipo de vista que tengamos seleccionado (1 día, 5 días, 7 días, 1 mes o 1 cuatrimestre).

Flechas de navegación

El botón Hoy

El botón Webmail-BotonHoy.jpg se encuentra en la parte superior de la lista de calendarios y pulsando sobre él nos cargará directamente las citas del día actual o de la semana, mes o cuatrimestre al que pertenezca el día, dependiendo de la periodicidad seleccionada en la barra de botones.

Lista de calendarios

En la parte izquierda de la ventana tenemos la lista de todos nuestros calendarios y calendarios de otros usuarios sobre los que tengamos permiso de acceso.
Lista de calendarios
El botón Webmail-BotonMiCalendario.jpg desmarca todos los calendarios dejando solo seleccionado nuestro calendario por defecto.
El calendario por defecto los podemos cambiar en las opciones de configuración.

El botón RTENOTITLE sirve para cargar las citas del día actual como se explica en el apartado anterior.

Al marcar o desmarcar un calendario de la lista estaremos mostrando u ocultando sus citas. El botón RTENOTITLE marca o desmarca todos los calendarios de forma alternativa.

En la parte inferior de la lista las flechas y el campo RTENOTITLE nos van a servir para movernos por la lista de calendarios en caso de que tenga varias páginas, bien pulsando las flechas o introduciendo el número de página en el campo (y pulsando Intro).

Por último, con el campo RTENOTITLE podremos filtrar la lista de calendarios por nombre.

Panel de citas

Es el panel principal de esta ventana, donde se visualizan las citas del periodo seleccionado. En la parte superior se muestra los nombres de los calendarios seleccionados y contiene botones de navegación para avanzar y retroceder en el tiempo como se explica en el apartado Navegando por el calendario.

El panel puede mostrar las citas del día, de Lunes a Viernes, de la semana, del mes y del cuatrimestre (Lista). Para cambiar la vista utilizaremos los botones de la barra superior. El aspecto que tiene el panel según la periodicidad elegida se puede ver en las siguientes imágenes:

1 Día
5 Días
7 Días
1 Mes
Cuatrimestre (Lista)


Creación de citas

Video icono.png Crear citas en el calendario

Para crear una cita tenemos 2 métodos:

En ambos casos nos aparecerá la siguiente ventana:
Nueva cita

Propiedades

En la pestaña de propiedades, introduciremos al menos el asunto de la cita y la fecha y hora de inicio y fin. Pero ademas podemos detallar muchos mas datos:

Si al crear la cita le hemos agregado algún vinculo y posteriormente la editamos veremos que la pestaña de propiedades ya no tiene el campo Agregar vínculos y que se ha habilitado el botón Ver vínculos en la parte superior de la ventana. Pulsando este botón podremos consultar el vínculo y además podremos añadir más vínculos.
Editar cita

Repetición

En caso de que se trate de una cita que se repita de forma regular deberemos definir aquí dichas repeticiones.
Repetición
En el campo Repetir cada indicaremos la periodicidad con que se repetirá (días, semanas, meses o años). En el caso de repeticiones semanales y mensuales podremos elegir que días de la semana se repite la cita (campo Diaria). Las posibles periodicidades son:
Intervalos de repetición
Repetición semanal
Meses a partir del día
Por último, en el campo Repetir hasta indicaremos hasta que fecha se repetirá la cita o si ésta se repetirá por siempre jamás (lo cual se hace marcando la casilla Repetir para siempre).


Opciones

Desde aquí configuraremos:

Opciones de la cita
El recordatorio y el color por defecto para cada nueva cita se puede configurar en las Opciones de configuración.


Participantes

Si queremos invitar a la cita a otras personas lo haremos desde esta pestaña.
Participantes

Añadir nuevos participantes a la cita

Por defecto, apareceremos como invitado y organizador de la cita. Para agregar más participantes podemos:

1. Buscar entre nuestros contactos escribiendo en la caja de texto Añadir

2. Pulsar el botón Añadir mostrándose la siguiente ventana:
Añadir participantes
Como se ve en la imagen, se puede añadir participantes desde:

Consultar la disponibilidad de los participantes

Podemos ver en la lista de participantes una columna llamada Disponible
Webmail-Disponibilidad.jpg
Esta columna nos indica si el participante está ocupado o no durante la cita:

RTENOTITLE indica que el participante está disponible.

RTENOTITLE indica que el participante está ocupado, es decir, tiene otra cita que coincide con ésta.

RTENOTITLE indica que se desconoce si está disponible o no. Esto puede ser debido a dos razones:

Pinchando en el botón RTENOTITLE podemos consultar en detalle la disponibilidad de cada participante, mostrándonos las horas concretas en que están libres y ocupados.
Comprobar disponibilidad
En la imagen vemos que Ian McCulloch no esta disponible de 11:00 a 12:00 porque tiene una cita a esa hora apuntada en alguno de sus calendarios. Respecto a Paul McCarney dice que No se dispone de información porque no nos ha dado permisos para consultar su disponibilidad.
Si queremos mostrarnos como disponibles durante una cita debemos desmarcar la casilla Mostrar como ocupado 
en la pestaña de Propiedades.

Enviar invitación a los participantes

Al guardar la cita nos preguntará si queremos enviar una invitación a los participantes.
Enviar invitación a los participantes
Si aceptamos, Webmail enviará un correo a cada participante con la invitación al evento. El correo enviado es en un formato estándar de manera se integra con el calendario de los clientes de correo mas usuales como Outlook e incluso con otros correos web como Gmail.
Invitación a un evento

Edición y borrado de citas

Existen varios métodos para modificar una cita:

Menú contextual de la cita


Invitaciones pendientes de confirmar

Si a un usuario le hemos dado permiso para consultar nuestra disponibilidad (ver las opciones de configuración), cada vez que nos invite a un evento se creará la cita automaticamente en nuestro calendario a espera de confirmación. Dicha cita estará rodeada de un recuadro discontinuo de color naranja.

Cita sin confirmar

Para indicar si asistiremos o no a la cita haremos doble-click sobre ella mostrandose la siguiente ventana:

Confirmar asistencia a la cita

Consultar el detalle de una cita

Tenemos varias posibilidades para ver el detalle de una cita:

Resumen de la cita
Detalle de la cita


Adjuntar archivos a una cita

Es posible adjuntar archivos a una cita editandola o entrando en el detalle. En la siguiente imagen podemos ver el botón "Archivos" en la parte superior.

Botón Archivos en el detalle de la cita

Al pulsar en el botón, nos mostrará la siguiente ventana con los archivos adjuntos. Desde ella subiremos los archivos que queramos asociar a la cita.

Archivos adjuntos a la cita
Otra forma de asociar archivos a una cita es subirlos en el módulo de Archivos y 
crear un enlace entra la cita y el archivo.

Administración de calendarios

Por defecto, cuando accedemos a Webmail por primera vez se nos crea un calendario con nuestro nombre, pero puede interesante disponer de otros calendarios para organizar nuestras citas o para compartir unos calendarios y otros mantenerlos como privados. Por ejemplo, tener un calendario de trabajo accesible por nuestros compañeros, otro calendario para el tiempo libre compartido con nuestros amigos y otro privado para nuestros asuntos personales.

Para administrar nuestros calendarios pincharemos sobre el botón Administrar de la barra de botones y nos iremos a la pestaña Calendarios.

Administración de calendarios

En la lista nos aparecerán tanto nuestros calendarios como los calendarios de otros usuarios sobre los que tengamos al menos permiso de escritura.

Crear un calendario

Para crear un nuevo calendario pulsaremos, como siempre, en el botón Añadir y se nos mostrará el siguiente dialogo:

Alta de calendario

Propiedades

En la pestaña Propiedades rellenaremos los siguientes datos:

Lista de tareas visibles

En esta pestaña marcaremos las listas de tareas cuyas tareas pendientes queramos que se muestren en el calendario.

Lista de tareas visibles

Opciones de publicación del calendario

Haciendo doble click sobre uno de los calendarios de la lista se abrirá la ventana de edición, similar a la de creación pero con más opciones activadas.

Editar un calendario

En la pestaña Propiedades' vemos que junto a la etiqueta URL' directa nos aparece el mensaje Botón derecho para copiar el enlace de localización. Este mensaje es un enlace web directo al calendario y podemos copiarlo como indica, haciendo click con el botón derecho y seleccionando Copiar acceso directo.

Junto a la etiqueta iCalendar URL aparece el mismo mensaje. En este caso contiene el enlace de descarga del fichero iCalendar del calendario. Si marcamos la casilla Publicar el fichero iCalendar... el acceso a este fichero (y por tanto a consultar el calendario) será público, si no, deberemos tener los permisos de acceso pertinentes.

El botón Exportar nos exporta el calendario en formato ICS descargandonos un archivo.

El botón Eliminar todos los elementos eliminará todas las citas del calendario.

Categorías

Otro mecanismo que nos aporta Webmail para organizar nuestras citas son las categorías. Cada categoría tiene un color asociado de manera que las citas de una categoría se mostrarán en el color correspondiente. Al dar de alta la categoría solo tendremos que introducir su nombre y elegir un color.

Categorías

Desde la pestaña Propiedades de la cita podremos asignarle una categoría.

Asignando una categoría a una cita

Como vemos en la siguiente imagen, las citas se muestran con distinto color dependiendo de la categoría asignada.

Citas asociadas a categorías distintas

Permisos del calendario

Podemos dar permisos a otros usuarios para consultar y/o manipular nuestros calendarios.
Permisos de calendario
Los permisos que podemos dar son:

Importación de calendarios

En la pestaña Importar podemos importar un calendario desde un fichero ICS. Para ello, pincharemos en el botón Explorar, seleccionaremos el archivo a importar y por último hacermos click sobre el botón Importar.

Importar calendario

Vistas

Webmail da la posibilidad de definir vistas de calendarios como forma de agrupar múltiples calendarios según nos interese.

Vistas

Si queremos que se muestren varios calendarios a la vez tenemos 2 posibilidades:


Crear una vista

Al crear una vista debemos rellenar los siguientes datos:

Crear una vista
Vista sin unir
Vista unida

Permisos de las vistas

En la pestaña de permisos daremos acceso a otros usuarios a nuestra vista. El funcionamiento de esta ventana es el mismo que el de permisos de los calendarios.

Cómo aplicar una vista

Una vez definida una vista ¿cómo la seleccionamos para que se vea en el panel de calendario? Para ello debemos pinchar sobre el botón Vistas que se encuentra en la parte inferior de la lista de calendarios. En la siguiente imagen se marca con una flecha verde donde está ubicado.

Botón para mostrar la lista de vistas

Una vez pinchamos ahí nos ocultará la lista de calendarios y nos mostrará la de vistas. Entonces solo tendremos que seleccionar la vista deseada.

El panel de calendario en modo Vista
Herramientas personales
Espacios de nombres
Variantes
Acciones
Navegación
Información General
Webmail
Otras cosas
Herramientas