Videoconferencia en DGTNT (edificio Río Estenilla)

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Contenido

Ficha del Servicio

Descripción

La sala Gabriel, situada en el edificio de la Consejería de Fomento en Avda. Río Estenilla de Toledo, primera planta, ala de la D.G. Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías, es una sala de reuniones que dispone de una TV de 60", un PC y un endpoint (terminal o equipo de sala) de videoconferencia conectados a la misma, que permiten realizar sesiones de videoconferencia y videocolaboración.


Equipos disponibles para uso en DGTNT
RTENOTITLE
RTENOTITLE
RTENOTITLE

PC conectado a la TV para Cíclope o videoconf. por web

(sala Gabriel)

Endpoint de Videoconferencia Cisco SX20 (H.323/SIP)

(instalado en TV de sala Gabriel)

Endpoint de Videoconferencia personal Cisco EX90 (H.323/SIP)

(puede usarse en cualquier estancia de la DGTNT)


A quién va destinado

A los empleados públicos de la DGTNT de la Junta de Castilla-La Mancha que tengan necesidad de mantener reuniones a distancia con personal de diferentes sedes de esta u otras organizaciones.

Si hay disponibilidad de esta sala, también se pueden ofrecer las 2 primeras opciones para realizar videoconferencias a empleados públicos de otros centros de la JCCM con las mismas necesidades, que no puedan realizarlas en su centro por falta de medios.


Horario del servicio

Disponibilidad: 5x8. El servicio está abierto en horario laboral.


Condiciones de acceso

Cíclope (videoconferencia y videocolaboración desde el PC)


Ciclope.JPG

Cíclope (Spontania de Dialcom) nos permite tener sesiones de videoconferencia a través de un navegador, usando un PC o MAC con cámara, micrófono y altavoces. También permite videocolaboración, pudiendo usar un chat integrado, compartir el escritorio, una presentación o un documento, dar el control remoto a otro participante, usar una pizarra compartida, transferir archivos, etc.

El resto de participantes también se deben conectar de la misma forma, desde un PC o MAC con los mismos requerimientos.

Para conocer más detalles, se puede consultar la página de Videoconferencia y Videocolaboración.

Cíclope se puede utilizar desde nuestro propio PC o un portátil, siempre que cumpla los requisitos anteriores. No es necesario estar dentro de la red corporativa.

En el caso de que participen varios participantes desde nuestro edificio, por comodidad puede ser conveniente hacerlo en la sala Gabriel, para lo cual se puede usar el PC conectado a la TV. Los datos de inicio de sesión están indicados en una etiqueta en la parte superior de la caja del PC (usuario sin permisos de instalación de programas).

La forma de conectarse y otros detalles, se detallan aquí.

Es importante haber reservado previamente la sala Gabriel y la sala virtual de Cíclope a utilizar (según nuestra Consejería o departamento) desde el sistema de Reserva de salas (CRU). En esta web se indican los ID de sala Cíclope por si no los recordamos. La password de cada sala la debe conocer su departamento.

Salvo casos con necesidades especiales, el provisionamiento de este sistema es autogestionado: 
el propio solicitante anota las 2 reservas (sala Gabriel y sala de Cíclope) en el sistema de reserva de salas.

Una vez llegue el momento, sólo tenemos que conectar el PC y la TV, arrancar Cíclope (es muy recomendable ejecutar el asistente 
antes de conectar), y participar en la sesión.
Si se tienen necesidades especiales, como que se nos proporcione un usuario moderador, se permita grabar la sesión, etc. 
debemos abrir un CRU con suficiente antelación a Comunicaciones -> Videoconferencia solicitándolo.


Videoconferencia de sala (usando un endpoint H.323/SIP)


Las videoconferencias se realizarán con un equipo de sala (endpoint) cuando el otro participante se va a conectar con uno de estos equipos de sala.

Endpoint = equipo de sala = terminal de sala. 

Es un aparato de videoconferencia que soporta H.323 (algunos también soportan SIP).


Los ESCENARIOS soportados actualmente para videoconferencia de sala son los siguientes:

Escenario
Disponible
Medio de solicitud
Observaciones
1 Videoconferencia con un único participante de JCCM con endpoint
X
CRU

Solicitar con al menos 5 días hábiles de antelación

2 Videoconferencia con un único participante externo con endpoint
X
CRU

Solicitar con al menos 5 días hábiles de antelación

3 Unirse a una videoconferencia organizada por otro organismo
X
CRU

Solicitar con al menos 5 días hábiles de antelación

4 Organizar una videoconferencia con hasta 4 participantes, incluidos nosotros (1)
X
CRU

Tanto para el equipo fijo instalado en la Sala Gabriel (SX20) como para el portátil (EX90)

5 Otro tipo de situaciones (dependencia del Sescam) Requiere valoración CRU

Solicitar con más de 1 semana de antelación. Se requiere de recursos externos. Se estudiará e indicará si es viable.


(1): Cuando se habla de 4 participantes, nos referimos a 4 salas con endpoints de videoconferencia, no a personas.

     Nuestra sala está incluida, por lo que podrían incluirse 3 participantes (salas) más en la sesión.

Por tanto, una videoconferencia con 2 participantes es un escenario nº 1 ó 2, ya que nuestra sala cuenta como un participante.


En el apartado correspondiente de esta página, se encuentran las Guías y manuales de usuario de los endpoints Cisco SX20 y EX90 de este edificio, que sería conveniente consultar en caso de duda o de necesitar familiarizarnos con su manejo.

A continuación se particulariza el modo de solicitar una videoconferencia con cada uno de los 2 endpoints disponibles en este edificio de la DGTNT: SX20 y EX90.

Videoconferencia de sala en la "sala Gabriel" (usando el endpoint Cisco SX20)

Si necesitamos tener una sesión de videoconferencia de sala y por nuestra parte acuden varios participantes, la opción más adecuada es realizarla en la sala Gabriel utilizando el endpoint SX20 instalado en la TV.


Para ello debemos hacer lo siguiente:


Antes de nada, debemos comprobar que haya disponibilidad de la sala Gabriel para el día y franja horaria en que deseamos tener la reunión. Esto se hace a través del sistema de Reserva de salas (CRU). Si está disponible, debemos anotar la reserva cuanto antes. No se requiere anotar reserva del equipo de videoconferencia SX20 ya que es fijo y no se puede sacar de allí; todo va en el mismo "pack". No olvidar poner como TIPO de la reserva "Videoconferencia", lo que provoca que la entrada aparezca en el calendario con color amarillo.
Reserva de sala física para videoconferencia
Si no hay disponibilidad de la sala para ese momento, o bien podemos tratar de buscar otro momento para la reunión, o bien podemos intentar gestionar su realización desde el equipo personal EX90 de la forma indicada en el siguiente apartado. En ese caso, también debemos gestionar la reserva de otra sala en el edificio o bien realizarla en nuestro despacho (si tenemos).


Para sesiones de videoconferencia de sala debe haber una solicitud previa por CRU a Comunicaciones -> Videoconferencia, con al menos 5 días hábiles de antelación -especialmente si es la primera sesión que vamos a tener con ese participante-, ya que se necesitará realizar pruebas previas con ellos para asegurarse de que habrá visibilidad y entendimiento entre los 2 equipos de sala y, en caso contrario, buscar una alternativa.


Debe incluirse en la consulta del CRU lo siguiente:
  • Fecha y hora de inicio de la sesión de videoconferencia.
  • Duración o fecha de fin aproximada de la misma (mejor añadir un poco más si creemos que se puede alargar).
  • Participante remoto con el que vamos a tener la videoconferencia o al que nos vamos a unir si la organiza él. Indicar quién es (por ejemplo: FEGA, Ministerio de Fomento,...).
  • Datos del contacto técnico del participante remoto. Se necesita para contactar con ellos y conocer los medios tecnológicos de los que disponen para la videconferencia y organizar unas pruebas previas. No serán necesarios en el caso de que se repita una sesión que ya se ha realizado previamente con el mismo organismo y usando los mismos medios. Indicarlo en este último caso.
  • Si se dispone de los datos de la conexión con el otro participante (tipo dirección_ip, sala@dirección_ip), indicarlos. Si no, no hay problema, el Servicio de Comunicaciones lo gestionará con el contacto remoto facilitado y acordará con ellos el sentido más conveniente para la conexión.
  • Indicar si hay alguna necesidad especial para la sesión.
  • Cualquier otra cosa que consideremos importante o que haya que tener en cuenta.


Una vez recibido el CRU, el Servicio de Comunicaciones realizará la configuración y pruebas que sean necesarias y nos indicará en la consulta cómo se realizará la videoconferencia: si tendremos que llamar nosotros y a qué número o dirección IP o, si por el contrario, nos llamarán ellos y sólo tendremos que tener el equipo encendido unos minutos antes de la hora de inicio de la reunión para descolgar a la llamada.


Si consideramos que vamos a necesitar asistencia con el manejo del equipo el día de la reunión, deberíamos contactar con antelación con el CAU por medio del CRU y solicitarlo.

Videoconferencia de sala desde un despacho u otra sala (usando el endpoint personal Cisco EX90)

El Cisco EX90 es un terminal portátil todo en uno, pensado para uso personal. Su pantalla es de 24". Puede utilizarse en cualquier dependencia de la DGTNT en la que se pueda conectar a una toma de red con soporte para telefonía IP.

Si lo que necesitamos es tener una sesión de videoconferencia de sala, y por nuestra parte sólo participamos 1 ó 2 personas, puede que por comodidad prefiramos realizarla en un despacho. En este caso, realizarla con el endpoint Cisco EX90 es la opción adecuada. Otra opción es la del apartado anterior (realizarla en la sala Gabriel con el endpoint SX20 conectado a la TV).


TENER EN CUENTA sobre el endpoint Cisco EX90:


Para tener una videoconferencia de sala con el equipo personal EX90, debemos hacer lo siguiente:


Antes de nada, debemos comprobar que haya disponibilidad del equipo de videoconferencia portátil para el día y franja horaria en que deseamos tener la reunión. Esto se hace a través del sistema de Reserva de salas (CRU), edificio "Equipos para Videoconferencia", sala "DGTNT Terminal Video EX90". Si está disponible, debemos anotar la reserva cuanto antes.
Si no hay disponibilidad del equipo para ese momento, o bien podemos tratar de buscar otro momento para la reunión o, si no es posible, intentar utilizar el equipo fijo instalado en la sala Gabriel si está disponible.
Es conveniente poner el inicio de la reserva 15-30 minutos antes para que nos dé tiempo a llevar el equipo al lugar en el que se vaya a realizar la reunión, conectarlo y encenderlo.
En caso de que vayamos a tener la reunión en una sala del edificio, también debemos reservarla por el sistema correspondiente.
No tiene sentido coger la sala Gabriel para utilizar este terminal de videoconferencia, ya que en la TV de esta sala hay instalado un equipo de videoconferencia mejor y apropiado para reuniones con muchos asistentes por nuestra parte.


Para sesiones de videoconferencia de sala (INCLUYENDO EL EQUIPO PERSONAL) debe haber una solicitud previa por CRU a Comunicaciones -> Videoconferencia, con al menos 5 días hábiles de antelación -especialmente si es la primera sesión que vamos a tener con ese participante-, ya que se necesitará realizar pruebas previas con ellos para asegurarse de que habrá visibilidad y entendimiento entre los 2 equipos de sala y, en caso contrario, buscar una alternativa.


Debe incluirse en la consulta del CRU lo siguiente:
  • Fecha y hora de inicio de la sesión de videoconferencia.
  • Duración o fecha de fin aproximada de la misma (mejor añadir un poco más si creemos que se puede alargar).
  • Participante remoto con el que vamos a tener la videoconferencia o al que nos vamos a unir si la organiza él. Indicar quién es (por ejemplo: FEGA, Ministerio de Fomento,...).
  • Datos del contacto técnico del participante remoto. Se necesita para contactar con ellos y conocer los medios tecnológicos de los que disponen para la videconferencia y organizar unas pruebas previas. No serán necesarios en el caso de que se repita una sesión que ya se ha realizado previamente con el mismo organismo y usando los mismos medios. Indicarlo en este último caso.
  • Si se dispone de los datos de la conexión con el otro participante (tipo dirección_ip, sala@dirección_ip), indicarlos. Si no, no hay problema, el Servicio de Comunicaciones lo gestionará con el contacto remoto facilitado y acordará con ellos el sentido más conveniente para la conexión.
  • Importante: Toma de red a la que se va a conectar el equipo. Debe ser una toma en la que haya conectado y funcionando un teléfono IP. Como en la misma toma habrá conectado un PC, indicar la dirección IP del mismo. Si el día de la reunión el endpoint se conecta a otra toma, podría no funcionar.
  • Indicar si hay alguna necesidad especial para la sesión.
  • Cualquier otra cosa que consideremos importante o que haya que tener en cuenta.


Una vez recibido el CRU, el Servicio de Comunicaciones realizará la configuración y pruebas que sean necesarias y nos indicará en la consulta cómo se realizará la videoconferencia: si tendremos que llamar nosotros y a qué número o dirección IP o, si por el contrario, nos llamarán ellos y sólo tendremos que tener el equipo encendido unos minutos antes de la hora de inicio de la reunión para descolgar a la llamada.


Sólo tenemos que coger el equipo a la hora inicial de nuestra reserva y llevarlo a la ubicación que se comunicó por CRU a Comunicaciones para realizar la videoconferencia. Si no sabemos donde está, preguntaremos al CAU o al Servicio de Comunicaciones. Una vez finalizada la videoconferencia, debemos devolver el equipo a su sitio para que otros puedan encontrarlo y usarlo en reuniones posteriores.


Conexión del equipo EX90 a la red:

Este equipo se debe conectar a una toma de red por la que haya servicio de telefonía IP. 

Lo más sencillo es conectarlo a la toma en la que esté conectado nuestro teléfono IP y el PC.
En este caso, para seguir teniendo conexión de red en el PC y el teléfono, la conexión la haremos 
de la siguiente forma:

1) Desconectar el latiguillo que se conecta a la tarjeta de red de nuestro PC de JCCM.
2) Conectarlo a la toma 2 del endpoint (ver imagen a continuación).
3) Si no lo está ya, conectar un extremo del latiguillo que acompaña al endpoint a la toma 1 del mismo (ver imagen), 
y el otro extremo a la tarjeta de red del PC.

Al terminar, deshacemos los cambios anteriores y volvemos a conectar el latiguillo que viene de nuestro teléfono 
directamente a nuestro PC, y dejamos el endpoint con su latiguillo conectado a la toma 1.

Conexiones en la parte trasera del endpoint EX90


Si consideramos que vamos a necesitar asistencia con la conexión o el manejo del equipo el día de la reunión, deberíamos contactar con antelación con el CAU por medio del CRU y solicitarlo.

Manuales de Usuario

Endpoint Cisco SX20 (sala Gabriel)

Fichero-pdf.png Referencia rápida del mando a distancia (en inglés)

Fichero-pdf.png Manual de usuario SX20 (en inglés)

Fichero-pdf.png Especificaciones SX20 (en inglés)


Endpoint Cisco EX90 (personal)

Fichero-pdf.png Referencia rápida EX90

Fichero-pdf.png Manual de usuario EX90

Fichero-pdf.png Especificaciones EX90 (en inglés)

Soporte



Para cualquier petición, la forma de contactar con cualquiera de los Servicios es a través del CRU.

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